Casos de uso y respuestas operativas
Para las áreas de administración, finanzas y operaciones, la primera semana de cada mes suele convertirse en una carrera caótica persiguiendo a empleados y proveedores externos para que cuadrar hojas de tiempo. No solo consume días enteros de trabajo improductivo, sino que introduce un alto riesgo de errores matemáticos y fraudes involuntarios en los pagos.
Desafío
Nuestro enfoque consiste en profesionalizar y simplificar sus operaciones administrativas: conectamos la actividad real de trabajo con sus flujos de pago, garantizando que cada minuto registrado esté respaldado por métricas técnicas incuestionables.
Lograr una automatización impecable de las hojas de asistencia requiere herramientas de captura precisas, una gestión de identidades ágil que automatice las altas o bajas del personal y una plantilla concienciada con las políticas de seguridad corporativa. En Sinfopac estructuramos este entorno eficiente a través de dos capacidades tecnológicas totalmente administradas.
Establecemos el motor operativo central mediante Hubstaff. Reemplazamos los formularios manuales por hojas de asistencia digitales que se rellenan solas a medida que los empleados trabajan. El sistema desglosa automáticamente las horas ordinarias, las horas extra y los periodos de inactividad, calculando las tasas de pago exactas por profesional y ofreciendo un flujo de aprobación simple y transparente para los jefes de departamento.
Agilizamos la incorporación de personal interno o subcontratado. A través de JumpCloud, automatizamos la creación de cuentas de usuario: en el momento en que un nuevo freelancer o empleado se une al negocio, nuestro sistema le asigna sus credenciales únicas y lo vincula de forma automática al entorno de control de tiempos de Hubstaff con sus tarifas económicas preestablecidas, agilizando el proceso y revocando el acceso al instante cuando finaliza su contrato.
"Uno de los principales desafíos era gestionar el acceso a la red en un entorno de trabajo híbrido... nuestra infraestructura anterior requería ajustes constantes para dar soporte a este nuevo modelo"
A medida que los empleados o colaboradores externos inician su cronómetro de trabajo en Hubstaff vinculándolo a sus tareas cotidianas, la plataforma recopila de forma segura esos datos. Al final de la jornada o de la semana, el sistema consolida el tiempo total en una hoja de asistencia digital limpia, clasificando horas ordinarias y extras sin que el usuario tenga que redactar nada a mano.
Sí, de forma completamente personalizada. El sistema configurado por Sinfopac permite asignar tarifas de coste por hora específicas para cada usuario o tipo de contrato. Si cuenta con consultores con diferentes honorarios, Hubstaff multiplicará las horas aprobadas de cada uno por su tarifa correspondiente, ofreciendo el desglose exacto de lo que debe abonar a cada proveedor.
Reduce el tiempo de gestión hasta en un 80%. En lugar de pasar días recopilando correos, buscando Excels dispersos y recalculando horas manualmente, el departamento de contabilidad accede a un panel centralizado donde las hojas de asistencia ya están sumadas, clasificadas y aprobadas por los líderes de equipo, listas para su exportación o integración con sistemas de pago.
La solución cuenta con un sistema de auditoría inalterable. Los registros de tiempo están asociados a la actividad verificada del dispositivo y a la identidad del usuario provista por JumpCloud. Además, el sistema detecta de forma automática periodos inusuales de inactividad, evitando que se contabilicen horas falsas y asegurando que los datos finales correspondan estrictamente al trabajo real.
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