Casos de uso e respostas operacionais
Para as áreas de administração, finanças e operações, a primeira semana de cada mês costuma tornar-se uma corrida caótica atrás de funcionários e fornecedores externos para acertar folhas de horas. Isto não só consome dias inteiros de trabalho improdutivo, como introduz um elevado risco de erros matemáticos e fraudes involuntárias nos pagamentos.
Desafio
O nosso foco é profissionalizar e simplificar as suas operações administrativas: conectamos a atividade real de trabalho aos seus fluxos de pagamento, garantindo que cada minuto registado seja validado por métricas técnicas irrefutáveis.
Conseguir uma automatização impecável das folhas de horas requer ferramentas de captura precisas, uma gestão de identidades ágil que automatize as entradas e saídas de pessoal e uma equipa consciente das políticas de segurança corporativa. Na Sinfopac, estruturamos este ambiente eficiente através de duas capacidades tecnológicas totalmente geridas.
Estabelecemos o motor operacional central através do Hubstaff. Substituímos os formulários manuais por folhas de horas digitais que são preenchidas automaticamente à medida que os colaboradores trabalham. O sistema desagrega automaticamente as horas normais, as horas extraordinárias e os períodos de inatividade, calculando as taxas de pagamento exatas por profissional e oferecendo um fluxo de aprovação simples e transparente para os chefes de departamento.
Agilizamos a integração de pessoal interno ou subcontratado. Através do JumpCloud, automatizamos a criação de contas de utilizador: no momento em que um novo freelancer ou colaborador se junta à empresa, o nosso sistema atribui-lhe as suas credenciais únicas e vincula-o automaticamente ao ambiente de controlo de tempo do Hubstaff com as suas tarifas económicas predefinidas, agilizando o processo e revogando o acesso instantaneamente quando o contrato termina.
"Um dos principais desafios era gerenciar o acesso à rede em um ambiente de trabalho híbrido... nossa infraestrutura anterior exigia ajustes constantes para dar suporte a esse novo modelo"
À medida que os funcionários ou colaboradores externos iniciam o seu cronómetro de trabalho no Hubstaff, vinculando-o às suas tarefas diárias, a plataforma recolhe esses dados de forma segura. No final do dia ou da semana, o sistema consolida o tempo total numa folha de horas digital organizada, classificando horas normais e extraordinárias sem que o utilizador tenha de escrever nada manualmente.
Sim, de forma totalmente personalizada. O sistema configurado pela Sinfopac permite atribuir tarifas de custo por hora específicas para cada utilizador ou tipo de contrato. Se tiver consultores com honorários diferentes, o Hubstaff multiplicará as horas aprovadas de cada um pela sua tarifa correspondente, oferecendo o detalhe exato do que deve pagar a cada fornecedor.
Reduza o tempo de gestão em até 80%. Em vez de passar dias a recolher e-mails, a procurar ficheiros Excel dispersos e a recalcular horas manualmente, o departamento de contabilidade acede a um painel centralizado onde as folhas de horas já estão somadas, classificadas e aprovadas pelos líderes de equipa, prontas para exportação ou integração com sistemas de pagamento.
A solução conta com um sistema de auditoria inalterável. Os registros de tempo estão associados à atividade verificada do dispositivo e à identidade do usuário fornecida pelo JumpCloud. Além disso, o sistema detecta automaticamente períodos incomuns de inatividade, evitando que sejam contabilizadas horas falsas e garantindo que os dados finais correspondam estritamente ao trabalho real.
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