Los avisos de mantenimiento, las capacitaciones y los comunicados internos suelen perderse entre correos, chats y reuniones, y los usuarios llegan sin la información correcta.
JumpCloud ofrece Custom Messaging para publicar mensajes en el Portal de Usuario. Esta guía explica sus dos modalidades, cómo configurarlas y cuándo conviene usar cada una en la operación diaria de TI.
¿Qué es Custom Messaging en JumpCloud y para qué sirve?
Custom Messaging permite crear mensajes que aparecen a los usuarios en el Portal de Usuario de JumpCloud. La función se administra desde Settings en el Admin Portal y cada mensaje puede dirigirse a grupos de usuarios específicos o a todos los usuarios.
El Portal de Usuario es el punto desde el que los empleados acceden a recursos como las aplicaciones con inicio de sesión único, por lo que un aviso publicado allí llega en el contexto de trabajo habitual. Entre los usos principales de la función se encuentran:
- Mantenimiento: avisos sobre ventanas de mantenimiento o interrupciones planificadas.
- Capacitación: recordatorios de sesiones formativas, como la capacitación a las 2 pm que se muestra en el video.
- Comunicados corporativos: anuncios generales con un enlace a documentación o a una página interna.
¿Qué diferencia hay entre el diálogo de inicio de sesión y el banner de anuncios?
JumpCloud ofrece dos modalidades, que se gestionan desde pestañas separadas: Login Dialog y Announcement Banner. La tabla resume las diferencias de configuración según la documentación del fabricante.
Como criterio técnico para elegir entre ambas:
- Diálogo de inicio de sesión: adecuado para avisos puntuales, como una interrupción programada, porque aparece al iniciar sesión y admite una frecuencia configurable.
- Banner de anuncios: adecuado para campañas o comunicados que deben permanecer visibles mientras el usuario navega, con la opción de permitir que se cierre.
Video: cómo configurar mensajes personalizados paso a paso
El siguiente video recorre el proceso completo: acceso a la configuración, creación de las dos modalidades, estado de borrador y publicación.
Cómo crear un diálogo de inicio de sesión
La ruta de acceso es Admin Portal > Settings > User Portal > Custom Messaging > pestaña Login Dialog > Add. El formulario solicita los siguientes datos:
- Message Severity: nivel del aviso, Info o Warning, según la criticidad.
- Header Title: título del diálogo, de hasta 80 caracteres.
- Description: cuerpo del mensaje, de hasta 250 caracteres.
- User Groups: grupos que verán el diálogo o todos los usuarios.
- Display Frequency: frecuencia con la que aparece el diálogo.
- Link Title y Link URL: texto y destino de un enlace, ambos opcionales.
Al pulsar Add, el mensaje queda guardado como Draft. Los usuarios no lo ven hasta que se publique.
Cómo crear un banner de anuncios
La ruta es la misma, pero desde la pestaña Announcement Banner. En este caso el formulario incluye:
- Message Type: Default, Info, Warning o Error.
- Heading: encabezado del banner, de hasta 80 caracteres.
- Is Dismissible: casilla opcional que permite al usuario cerrar el banner.
- Description: cuerpo del mensaje, de hasta 250 caracteres.
- User Groups: grupos que verán el banner o todos los usuarios.
- Link Title y Link URL: enlace opcional.
Igual que el diálogo, el banner se guarda como Draft hasta que se publique.
Cómo gestionar borradores, publicación y mensajes activos
Cada mensaje nace como Draft y solo es visible para los usuarios después de publicarlo, momento en que pasa a Active. El listado muestra las columnas Title, Status, Created y Published, e incluye el buscador Search messages. Desde cada fila se pueden realizar estas acciones:
- Publish: abre un modal para revisar la fecha de salida y la audiencia antes de confirmar.
- Unpublish: retira un mensaje activo del portal y lo devuelve a Draft.
- View: muestra una vista previa del mensaje sin editarlo.
- Edit: permite modificar los campos del mensaje, que coinciden con los del formulario de creación.
- Delete: elimina el mensaje de forma permanente y no se puede deshacer.
Buenas prácticas para mensajes que los usuarios lean
Las siguientes son recomendaciones operativas derivadas del comportamiento de la herramienta, no requisitos del fabricante:
- Un mensaje, una acción: con 250 caracteres disponibles, conviene limitar cada mensaje a una indicación clara y derivar el detalle a un enlace.
- Severidad coherente: reservar Warning y Error para situaciones que lo justifiquen evita que los usuarios dejen de prestar atención a los avisos.
- Segmentación por grupos: dirigir cada mensaje solo a quienes les afecta reduce el ruido.
- Revisión previa: usar View antes de publicar ayuda a detectar errores de redacción o de enlace.
- Limpieza periódica: despublicar o eliminar los mensajes vencidos mantiene el portal ordenado.
Los mensajes también sirven para reforzar iniciativas de cultura de ciberseguridad, como recordatorios de capacitación sobre phishing, o para anticipar cambios en procesos de gestión de identidades.
Próximos pasos para comunicar cambios sin saturar a los usuarios
Antes de publicar el primer mensaje conviene definir quién redacta y aprueba los avisos, qué grupos reciben cada tipo de comunicación y cada cuánto se revisan los mensajes activos. Sin ese criterio, la función corre el riesgo de convertirse en otro canal ignorado.
La consultoría de Sinfopac acompaña a las organizaciones en la configuración de JumpCloud, desde la definición de grupos de usuarios y criterios de mensajería hasta la administración continua del Portal de Usuario. El equipo especializado de Sinfopac puede ayudar a centralizar la gestión de TI y a establecer qué se comunica, a quién y con qué frecuencia.
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