A gestão e o controle do tempo dedicado a projetos de consultoria representam o recurso mais crítico para garantir a saúde financeira e a rentabilidade de agências de serviços profissionais.
A falta de visibilidade em tempo real sobre as horas trabalhadas gera perdas constantes de receita e dificulta o planejamento da capacidade operacional das equipes.
Perfil da organização
A SL Communications é uma agência de relações públicas e comunicação com mais de uma década de trajetória, especializada na expansão de marcas internacionais e agências parceiras nos mercados de língua espanhola na América Latina e no Caribe. Com uma equipe de consultores altamente qualificados que atua de forma remota e presencial, a empresa precisa de uma infraestrutura ágil para reportar com precisão as horas investidas no suporte a cada conta.
O desafio
Antes de implementar uma solução automatizada, a organização gerenciava o registro de horas da equipe por meio de planilhas manuais e relatórios reativos ao final de cada mês. Essa abordagem tradicional causava perda de visibilidade operacional e atrasos significativos na administração interna. Os principais desafios da empresa incluíam:
- Perda de horas faturáveis: dificuldade em registrar com precisão os blocos de trabalho diário devido à demora no preenchimento das planilhas pelos consultores.
- Sobrecarga da área administrativa: perda de aproximadamente oito horas semanais pela equipe de operações em tarefas de coleta, correção e conciliação de planilhas do Excel.
- Falta de transparência com os clientes: impossibilidade de fornecer relatórios de atividade em tempo real que justificassem as estimativas orçamentárias e as horas faturadas aos parceiros corporativos.
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A solução
Para resolver essas ineficiências de controle de forma definitiva, a organização implementou a suíte integrada de rastreamento de tempo dos colaboradores da Hubstaff. A adoção dessa tecnologia permitiu automatizar o registro da jornada diária diretamente dos dispositivos de trabalho dos consultores, centralizando os dados de desempenho em um console único na nuvem.
A automação facilitou o acesso a métricas detalhadas de análise da força de trabalho e monitoramento de produtividade. Isso permitiu que a direção visualizasse as horas atribuídas a cada conta e planejasse estrategicamente a capacidade da equipe, ajudando a otimizar tempo e rentabilidade de forma contínua.
Os resultados
A transição para uma gestão de tempo baseada na nuvem trouxe benefícios operacionais imediatos para o desempenho da organização:
- Eliminação do esforço administrativo manual: redução de oito horas semanais de trabalho operacional de gestão de folhas de pagamento para um processo automatizado de poucos minutos.
- Faturamento e cobrança transparentes: capacidade de fornecer aos clientes da região relatórios de atividade detalhados que reduzem divergências de faturamento.
- Planejamento estratégico de capacidade: uso de dados históricos de atividade para estruturar orçamentos de projetos de maneira ágil e com um respaldo analítico robusto.
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Papel da Sinfopac como parceira consultora especializada
A consultoria da Sinfopac, como parceira oficial e especialista na integração das soluções da Hubstaff, acompanha as organizações na avaliação e implementação dessas capacidades de análise de trabalho e monitoramento de tempo na nuvem. Por meio de um diagnóstico detalhado da infraestrutura operacional, a Sinfopac projeta e implementa a arquitetura tecnológica necessária para que as empresas da região alcancem níveis de visibilidade, automação e controle orçamentário semelhantes aos obtidos neste caso de sucesso, garantindo suporte contínuo e de alto nível por meio de serviços de consultoria de TI adaptados às necessidades do negócio.
Sobre a Hubstaff
A Hubstaff ajuda as organizações a otimizar a eficiência operacional e o controle orçamentário por meio do monitoramento automatizado do tempo de trabalho e da análise da força de trabalho. Com fluxos simplificados, relatórios em tempo real e métricas de foco profundo, a Hubstaff permite melhorar a rentabilidade dos projetos e prevenir o esgotamento das equipes de TI.
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