¿Qué es la gestión del ciclo de vida de la identidad?

La gestión del ciclo de vida de la identidad (Identity Lifecycle Management, ILM) es el acto de gestionar las identidades digitales de los usuarios y sus niveles de acceso desde el primer día de su empleo hasta su fecha de salida.

Antes de profundizar en la gestión del ciclo de vida de la identidad (también conocida como gestión del ciclo de vida del usuario), retrocedamos y definamos algunos términos relacionados: identidad digital y ciclo de vida de la identidad.

Una identidad digital es un conjunto de información utilizada en el ciberespacio que representa a una persona, organización, aplicación o dispositivo. En este artículo, una identidad digital se referirá específicamente a la de un usuario individual.

El proceso de gestión del ciclo de vida de la identidad (Identity Lifecycle Management) se refiere a un conjunto de políticas, procedimientos y tecnologías que gestionan la creación, el mantenimiento y la eliminación de identidades digitales dentro de una organización. Es un conjunto de procesos relacionados con la identidad y el acceso que tiene como objetivo mantener la identidad del usuario y los recursos de la organización seguros. Este proceso es crucial para garantizar la seguridad y la eficiencia en el acceso a recursos e información.

Para reiterar, esos procesos relacionados con la identidad y el acceso son:

La gestión del ciclo de vida de la identidad no siempre es un proceso simple. A veces, los flujos de trabajo no están documentados o ni siquiera están bien establecidos, las herramientas existentes no tienen las capacidades necesarias para simplificar esos flujos de trabajo, o los miembros clave del equipo tienen demasiadas tareas y se pasan cosas por alto.

Existen muchos desafíos que las organizaciones enfrentan con respecto a la ILM, incluyendo pero no limitado a:

Muchas organizaciones tienen dificultades para incorporar nuevos usuarios. Un nuevo empleado necesita acceso a recursos adecuados para su rol de manera oportuna desde el primer día, lo cual puede ser una tarea difícil cuando se está incorporando un gran número de personas, o cuando Recursos Humanos y TI tienen prioridades conflictivas. Cualquiera que sea la razón, cuando Recursos Humanos y TI no pueden hacer esto una realidad, la productividad es casi imposible y la experiencia del empleado se ve afectada desde el principio.

Además, los flujos de trabajo de incorporación manual, incluyendo la creación de identidades y la provisión de acceso, son largos, especialmente para organizaciones en crecimiento, y a menudo se pueden pasar cosas por alto. La falta de automatización a lo largo del ciclo de vida de la gestión de identidades puede llevar a grandes consecuencias con el tiempo.

Además, determinar cuáles son los niveles de acceso correctos para cada empleado que se une a la organización puede ser difícil cuando ese acceso se asigna de manera individual. Sin permisos preestablecidos basados en roles, así como capacidades de automatización en la incorporación, esta parte de la gestión del ciclo de vida del usuario se vuelve innecesariamente tediosa e insegura.

Otro desafío de la gestión del ciclo de vida de la identidad que muchas organizaciones enfrentan es la gestión de identidades digitales de contratistas y empleados temporales. A veces, estos empleados externos o a corto plazo no existen dentro de la herramienta de Recursos Humanos de su organización, pero su identidad y acceso aún deben configurarse, monitorearse y, eventualmente, desincorporarse en su infraestructura de TI.

Esta división entre el software de Recursos Humanos y TI puede causar varios problemas diferentes a medida que los empleados y contratistas ingresan y salen de su organización. Si la comunicación entre estos dos departamentos no es clara y en tiempo real, las identidades y los accesos (o la falta de ellos) asignados a ellas pueden causar retrasos en la productividad o crear grandes brechas en la seguridad.

Las personas están cambiando constantemente de rol en el trabajo. Ya sea un cambio vertical o lateral, es probable que los permisos y el acceso necesiten ser ajustados para mantener a ese usuario productivo y seguro. La falta de una gestión adecuada del ciclo de vida de la identidad que sufren muchas organizaciones puede resultar en un empleado que ha cambiado de rol manteniendo demasiado acceso o no teniendo suficiente para hacer su trabajo.

La acumulación de privilegios, en particular, es un problema que surge en muchas organizaciones. La acumulación de privilegios es la acumulación gradual de derechos de acceso que van más allá de lo que un empleado necesita para hacer su trabajo. En resumen, con el tiempo, puede encontrar que los usuarios tienen acceso innecesario a los recursos de la organización.

Configurar, monitorear y desincorporar identidades y accesos de manera manual lleva tiempo. Añada a eso los reinicios de contraseñas, actualizaciones de permisos y la atención a solicitudes de acceso, y verá que simplemente no hay suficiente tiempo en el día para que TI lo haga todo, especialmente cuando el tiempo es esencial. No es justo cargar tareas manuales, especialmente aquellas que se pueden automatizar con una herramienta moderna de ILM, en la carga de trabajo diaria de TI cuando hay muchas otras tareas prioritarias en su lista.

El último desafío de la gestión del ciclo de vida de la identidad que queremos señalar es la desincorporación segura. Anteriormente mencionamos que la incorporación es un obstáculo significativo en muchas organizaciones, y lo mismo ocurre con la desincorporación. Una desincorporación incorrecta plantea serias amenazas a la seguridad y el cumplimiento organizacional, y sin una gestión adecuada del ciclo de vida de la identidad, es probable que aparezcan nuevas vulnerabilidades de seguridad. Esto se debe típicamente a errores humanos y a la falta de comunicación entre departamentos, lo que resulta en ex-empleados reteniendo acceso a recursos de la empresa después de su partida.

Todos estos desafíos pueden ser resueltos con la implementación de una herramienta moderna de gestión del ciclo de vida de la identidad que automatiza procesos e integra otras herramientas en su pila tecnológica. Entremos en algunos de los beneficios de usar una herramienta de ILM para mostrar exactamente cómo adoptar una puede mejorar todo el proceso a nivel organizacional.

Existen muchos beneficios que pueden acompañar a las herramientas de gestión del ciclo de vida de la identidad, incluyendo:

Lo importante a destacar aquí es que no todas las herramientas de ILM incluirán cada uno de estos beneficios. Pero, ¡existen herramientas de ILM que ofrecerán todos estos beneficios y más!

Indiscutiblemente, el beneficio más importante de una herramienta de gestión del ciclo de vida de la identidad es la automatización. Esto se debe a que la automatización de los procesos de ILM:

Una herramienta moderna de ILM permite la automatización del acceso una vez que se crea una identidad basada en el rol y el grupo con el que se asocia la identidad. Por ejemplo, TI añade un nuevo usuario a su sistema como una nueva identidad digital, y coloca esa identidad en un grupo llamado "Marketing" que ya tiene acceso a ciertos recursos relacionados con tareas de marketing. ¡Eso es todo lo que se necesita para que ese nuevo usuario tenga acceso a todos esos recursos!

Y más adelante, cuando ese usuario deja su organización, un miembro del equipo de TI simplemente elimina su identidad digital de ese grupo, y todo el acceso relevante se revoca inmediatamente después de la eliminación.

Otro gran beneficio de una herramienta de gestión del ciclo de vida de la identidad es la automatización de la gestión de políticas. Algunos ejemplos incluyen:

Estos son solo algunos ejemplos de políticas útiles que se pueden crear en una herramienta de ILM. Para automatizar aún más, simplemente tendría que vincular estas políticas a los grupos de dispositivos relevantes. La próxima vez que se añada un dispositivo a ese grupo, las políticas asociadas con él se aplicarán a ese nuevo dispositivo.

Probablemente ya puede ver cómo una herramienta de gestión del ciclo de vida de la identidad con capacidades de automatización reduce el riesgo general y mejora el cumplimiento. La creación eficiente de identidades y la provisión de acceso (ya sea de manera automática o manual) basada en atributos asociados a esa identidad, reduce en gran medida el riesgo inherente en un enfoque más ineficiente de ILM.

Además, la seguridad y el cumplimiento pueden mejorarse significativamente cuando se usa una herramienta de ILM para añadir el inicio de sesión único (SSO) y la autenticación multifactor (MFA) como requisitos para el acceso a recursos. Las mejores herramientas de ILM también permiten a los administradores monitorear e informar sobre todos estos datos para auditorías de cumplimiento y controles de seguridad. Tener una manera simple de ver qué identidades existen, a qué tienen acceso y qué políticas se aplican a qué dispositivos, es fundamental para mantenerse en cumplimiento.

La implementación de una herramienta moderna de gestión del ciclo de vida de la identidad a menudo le permite deshacerse de productos existentes de uso único en su pila tecnológica. Cuando la herramienta de ILM que elige tiene una amplia gama de funciones, no hay necesidad de seguir pagando o gestionando otras herramientas que ahora son obsoletas en su organización.

Además, usar su nueva herramienta de ILM para automatizar procesos libera a su departamento de TI para ocuparse de otros asuntos importantes que no pueden ser automatizados. Al consolidar su pila tecnológica y reducir los gastos generales de TI, verá un retorno de inversión (ROI) mucho mejor de lo que habría tenido de otra manera.

Una gran solución de ILM le permitirá realizar tareas de gestión del ciclo de vida en lotes a través de múltiples aplicaciones integradas, reduciendo significativamente el tiempo y el dinero gastados en la gestión de ciclos de vida de identidades en diferentes departamentos.

Por ejemplo, la plataforma de gestión del ciclo de vida de la identidad de JumpCloud® se integra perfectamente con aplicaciones internas y externas. Algunas de esas integraciones externas incluyen plataformas populares como Google Workspace, Microsoft 365, CrowdStrike, sistemas de Recursos Humanos (BambooHR, Personio, Namely, Bob, Workday), entre otras.

Los costos de la gestión del ciclo de vida de la identidad sin una herramienta integral en su lugar son:

Sin embargo, los costos de una solución adecuada de gestión del ciclo de vida de la identidad incluyen:

La conclusión es que los costos que incurrirá al adoptar una solución de ILM son superados en gran medida por el ahorro de tiempo que disfrutará. ¡Deshacerse de todas esas herramientas innecesarias liberará una cantidad saludable de presupuesto!

Existen una variedad de soluciones y herramientas de gestión del ciclo de vida de la identidad para ayudarle a agilizar el proceso en su organización. A menudo se les llama herramientas de gestión de identidades y acceso (IAM), herramientas de gobierno y administración de identidades (IGA), herramientas de gestión del ciclo de vida del usuario, herramientas de gestión del ciclo de vida de la identidad, directorios en la nube, o una variedad de otros nombres.

Algunas de estas son soluciones de ILM más completas, mientras que otras son soluciones parciales, pero todas están destinadas a hacer el proceso más fácil. Para concluir, hablemos de las herramientas de IGA y de la plataforma de directorio abierto de JumpCloud® que funciona como un directorio central y una solución integral de gestión del ciclo de vida de la identidad.

Existen diferentes tipos de herramientas de gobernanza y administración de identidades: algunas son completas y se usan típicamente en conjunto con otra herramienta de IAM, como un directorio moderno, mientras que otras están integradas en un directorio moderno.

Algunas características clave de este tipo de herramienta son:

Una de las soluciones más completas de gestión del ciclo de vida de la identidad en el mercado es la plataforma de directorio abierto de JumpCloud®. Es un directorio moderno en la nube, con una amplia variedad de capacidades de IAM e IGA para ayudarle a gestionar, monitorear y asegurar las identidades digitales de los usuarios y el acceso que tienen.

La plataforma de JumpCloud® centraliza todo lo que necesita para una gestión adecuada del ciclo de vida de la identidad en un solo lugar, lo que le permite gestionar remotamente identidades y acceso en dispositivos Windows, macOS y Linux. Úsela para aprovisionar, desincorporar y gestionar identidades usando SAML SSO, aprovisionamiento JIT y SCIM, y disfrute de capacidades de monitoreo y registro de eventos integradas y fáciles de usar.

Si está interesado en una solución que ofrezca todas estas funcionalidades de forma integrada, le recomiendamos conocer JumpCloud®​. Para programar una demostración y explorar cómo JumpCloud® puede satisfacer las necesidades de tu empresa, haga clic aquí.