¿Cómo implementar un sistema informático?

8 pasos para una eficaz implementación de sistemas informáticos

A lo largo de los últimos 10 años, hemos implementado nuestras soluciones en más de 400 clientes. No todos fueron un caso de éxito y conocemos bien los desafíos a los que nos enfrentamos con los cambios, sean cambios de sistemas o de metodologías.

Además de la experiencia adquirida, nuestros profesionales tuvieron acceso a varios cursos y bibliografía pedagógica y el resultado son estos 8 pasos:

1. Crear objetivos - identifique sus necesidades y cree objetivos de mejorías, sean emplear menor tiempo en los trabajos, reducir el costo en gastos de viaje de los profesionales, aumentar la satisfacción de los clientes con el producto o servicio.
   • NOTA: Mantenga cierta flexibilidad en sus expectativas. Crear su propia solución será ciertamente mucho más caro, demorado y desafiante.
2. Seleccionar la solución mas adecuada – investigue en internet, consulte a sus pares, busque información sobre idiomas, horarios y costo del soporte técnico. Sus pares pueden tener experiencias buenas o malas. Pregunte por los desafíos que afrontaron y mantenga un ojo crítico sobre la capacidad de su par.
   • NOTA: Las páginas de comparación de software pueden ser muy útiles
3. Identificar recursos necesarios – en esta fase identifique principalmente la estructura de TI, recursos financieros y de tiempo. ¿Cuánto tiempo será necesario para investigar y para adquirir software y hardware (en caso de ser necesario) antes del entrenamiento? ¿Cuándo estará disponible la gente para participar del entrenamiento y principalmente para ejercitar con la herramienta despues de la formación recibida? Conozca sus debilidades y planifique las etapas de implementación, entrenamiento y piloto.
   • NOTA: Muchas empresas dejan a criterio de cada profesional el avance en el estudio del sistema. En una fase inicial, la creación de metas supervisadas es muy importante para crear un enfoque en los objetivos
4. Identificar a las personas clave – No quiera que todos/as los/as empleados/as entiendan y usen el sistema al mismo tiempo. Apóyese en aquellas personas que tengan mayor facilidad y curiosidad. Asegúrese que tenga un responsable de proyecto que debe supervisar y acompañar el avance de la implantación del sistema.
   • NOTA: Asegúrese de no dejar el proyecto en manos de una única persona.
5. Formación – Si es posible, lea los manuales, vea videos, intente hacer pruebas en el sistema. De esta forma el entrenamiento será mas eficiente y tendrá a su equipo en una posición mas avanzada en menor tiempo.
6. Piloto – Despues del entrenamiento, reserve un tiempo de su equipo para un proyecto piloto para poner en práctica lo aprendido y forzar la aparición de dudas y obstáculos. Busque el apoyo del equipo de soporte.
   • NOTA: En esta fase el soporte técnico es muy importante. Asegúrese de tener claro los costos de tal servicio.
7. Reportar – Su equipo deberá ser capaz de presentar los resultados del proyecto piloto para el resto de los usuarios. En caso que aún existan dudas, solicite una revisión con el equipo de soporte o el formador.
   • NOTA: Dependiendo de la complejidad del sistema, este proceso puede ser a medio plazo. Consulte con el equipo de soporte y cree un plan de aprendizaje con un plazo apropiado.
8. Divulgar – Cree nuevos entrenamientos internos, donde el equipo experimentado sea un replicador del conocimiento adquirido.

De acuerdo con los estudios de Daniel Kahneman, teórico de la economía comportamental, el concepto de ruido en las organizaciones contribuye a errores de juicio profesional con respecto a la comprensión de nuestras capacidades y sugiere una base sobre datos de experiencias previas. Tenga cuidado de confiar en usted y en su equipo al planificar un proyecto de implementación.

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